Ejerforeningens størrelse, økonomi og servicebehov: Hvad påvirker prisen på administration?

Alle ejerforeninger, grundejerforeninger og haveforeninger bør løbende undersøge, om de får leveret de rigtige ydelser fra deres administrator, og ikke mindst om de har den rigtige pris i forhold til foreningens servicebehov. Men hvad er det egentlig, der påvirker prisen på administration af en ejerforening?

Er det størrelsen på ejerforeningen, komplicerede ejendomsforhold, ejerforeningens beliggenhed, behovet for serviceydelser eller valget af administrativt firma? I denne artikel vil vi tage et dybdegående kig på de faktorer, der påvirker prisen på administration af en ejerforening eller en grundejerforening, så I kan træffe det mest informerede valg for jeres forening.

5 faktorer der påvirker prisen på administration af en ejerforeninger

Lad os første starte med at feje en myte af vejen: En ting, der ikke påvirker prisen på administration, er ejerforeningens alder. Selvom man måske skulle tro, at ældre ejerforeninger ville have højere omkostninger til administration på grund af eventuelle vedligeholdelsesbehov, så påvirker ejerforeningens alder ikke direkte prisen på administration.

Der er dog en række andre faktorer, der kan påvirke prisen på administration, hvilke vi gennemgår herunder.

Størrelsen på ejerforeningen

Størrelsen på ejerforeningen, altså antallet af husstande/grund/lejligheder, er en af de faktorer, der kan have en betydelig indflydelse på prisen på administration. Dette skyldes, at jo større ejerforening, desto mere arbejde vil der være i forhold til administration af foreningen.

Helt grundlæggende kan man sige, at der er flere opgaver der skal løses for en stor foreningen end for en lille. Det kan være mange forskellige opgaver, der skal håndteres, såsom at indsamle indbetalinger, betale regninger, holde styr på medlemslister og håndtere kommunikation med ejerne. Dette kan betyde, at prisen for administration vil være højere for en større ejerforening end for en mindre ejerforening.

Når man vælger administrativt firma, er det derfor vigtigt at tænke på størrelsen af ejerforeningen og sørge for at finde et firma, der har den rette erfaring og ressourcer til at håndtere denne størrelse. Det kan også være en god idé at undersøge om der findes rabatter eller særlige tilbud for store ejerforeninger, da dette kan være med til at holde prisen på administration nede.

Desuden bør man huske på, at selvom prisen måske er højere for en større ejerforening, så er der også flere ejere til at dele udgiften. Typisk vil prisen pr. ejer falde i takt med at den samlede pris stiger for de større foreninger.

Komplicerede forhold i foreningen

Komplicerede ejendomsforhold kan også påvirke prisen på administration af en ejerforening. Dette kan betyde, at prisen for administration vil være højere end for en ejerforening eller grundejerforening med mere enkle forhold og krav til deres administrator.

Eksempler på komplicerede ejendomsforhold kan være

• Meget specielle vedtægter, der kræver en ekstraordinær indsats for at håndtere og implementere.
• Særlige krav til administrationen, såsom at skulle følge specifikke lovbestemmelser eller procedurer.
• Igangværende retssager, der kræver en ekstraordinær indsats for at holde styr på dokumentation og kommunikation.
• Ejendomme med forskellige ejerforhold, såsom andelsboliger, lejelejligheder og ejerlejligheder, der kræver en ekstra indsats for at holde styr på de forskellige kontrakter og ejerforhold.
• Komplicerede lejekontrakter, såsom lejekontrakter med mange særlige vilkår og betingelser, der kræver en ekstra indsats for at håndtere.

Disse eksempler er blot nogle af de ting, der kan gøre ejendomsforholdene komplicerede. Der kan være mange andre faktorer, der kan gøre ejendomsforholdene komplicerede, afhængigt af ejerforeningens specifikke situation.

Hvis ejerforeningen har komplicerede ejendomsforhold, kan det være en god idé at vælge et administrativt firma med erfaring i at håndtere lignende situationer. På denne måde kan man være sikker på, at ejerforeningen får den bedst mulige service og rådgivning.

Foreningens og administratorens beliggenhed

Det lyder måske mærkeligt, men beliggenheden både for ejerforeningen og administratorens kan påvirke prisen på administration. Hvis ejerforeningen er beliggende i et område med høje leje- eller ejendomspriser, kan dette medføre højere omkostninger til administration ved en lokal administrator. Dette skyldes, at et administrativt firma formentlig vil have højere omkostninger til lønninger og husleje i et område med høje priser, hvilket kan påvirke prisen på administration.

Samtidig kan administratorens beliggenhed også have en indflydelse på prisen. Hvis administratoren er beliggende i et område med høje leje- eller ejendomspriser, kan dette også medføre højere omkostninger til administration. Særligt i Storkøbenhavn og Nordsjælland ses der ofte meget højere priser ved lokale administrationshuse og advokater.

Derfor kan det være en fordel at vælge en landsdækkende eller digital administrator, da disse ofte kan levere lavere priser end administratorer beliggende i Storkøbenhavn eller Nordsjælland, hvor priserne typisk er markant højere.

Ejerforeningens opgaver og servicebehov

Ejerforeningens servicebehov kan også påvirke prisen på administration. Hvis ejerforeningen har et stort servicebehov, såsom mange henvendelser fra ejerne eller mange opgaver, der skal udføres, kan dette medføre højere omkostninger til administration.

Dette skyldes, at et administrativt firma måske vil have højere omkostninger til lønninger og andre udgifter, hvis der er et stort servicebehov, hvilket kan påvirke prisen på administration. På den anden side, hvis ejerforeningen har et lille servicebehov, kan dette være med til at holde prisen på administration nede.

Det er derfor vigtigt at tænke på ejerforeningens servicebehov, når man vælger administrativt firma. Det kan også være en god idé at være opmærksom på, om administratoren opkræver ekstra for services udover de grundlæggende. Ofte kan det være billigere for ejerforeningen at købe en pakke med alle services inkluderet frem for at betale for hver service for sig. På denne måde kan man være sikker på, at man får den bedst mulige pris for administrationen.

Det er også vigtigt at tænke på, at ejerforeningens servicebehov kan ændre sig over tid. Derfor kan det være en god idé at undersøge om der findes fleksible priser eller betalingsplaner, så man kan tilpasse administrationen efter ejerforeningens situartion.

Valg af administrativt firma

Valg af administrativt firma kan også påvirke prisen på administration. Der findes mange forskellige administrativt firmaer, og priserne kan variere meget fra firma til firma. Det er derfor vigtigt at undersøge markedet, sende administrationen i udbud og sammenligne priser, før man vælger administrativt firma. Det kan også være en god idé at undersøge firmaernes erfaring og referencer, så man kan være sikker på, at man får en professionel og effektiv administration.

De 3 typer administratorer

Grundlæggende er der 3 forskellige typer administratorer, som har hvert deres prisniveau. Det kan være en god ide at indhente tilbud fra alle 3 typer inden der træffes en endelig beslutning om ejerforeningens administration. De 3 typer er:

1. De store klassiske administrationshuse, som eksempelvis DEAS eller Newsec. Disse administrationshuse er internationale virksomheder med afdelinger i Danmark, der arbejder med alt fra investeringsejendomme og udlejning til ejerforeninger og laug. Administratorer som disse er typisk et rigtig godt valg til foreninger med meget specielle behov og særlige forhold der skal håndteres af særlige fagområder udenfor administrationen.
2. Digitale, landsdækkende administratorer som eksempelvis Vores Administration. Disse administratorer har typisk gennemsigtige priser, digitale løsninger til bestyrelsen og faste pakker med alt inkluderet til haveforeninger, ejerforeninger og grundejerforeninger. Dette er typisk et rigtig godt valg for langt de fleste foreninger, der ikke har meget særlige behov.
3. De lokale bogholdere og advokater. Disse administratorer har typisk ikke speciale i administration af foreninger, men leverer gode, generelle økonomiydelser. Det ses nogle gange, at der blandt disse administratorer kan indhentes en meget billig pris for foreninger, der har meget begrænsede behov.

Det er også vigtigt at være opmærksom på, at billigere ikke altid er bedre. Selvom et firma tilbyder en lavere pris, kan dette ikke nødvendigvis betyde, at man får den bedste service. Derfor bør man undersøge firmaernes service og rådgivning, inden man vælger administrativt firma. På denne måde kan man være sikker på, at man får den bedst mulige administration til en fair pris.