Guide: Sådan sender I administration af jeres grund- eller ejerforening i udbud

Bestyrelsen i alle laug, ejerforeninger og grundejerforeninger er ansvarlige for, at foreningens penge bliver brugt så hensigtsmæssigt som muligt. Derfor bør alle større udgiftsposter genovervejes løbende - også foreningens administration. Dette gælder både hvis foreningen har en frivillig kasserer, der kompenseres et betydeligt beløb for sit arbejde, og hvis foreningen har en ekstern administrator tilknyttet.

Vellidte administratorer bør også sendes i udbud

Mange foreninger er glade for deres administratorer og har haft et godt samarbejde. Dette kan lede foreninger til ikke at sende opgaverne i udbud, men det bør ikke være en undskyldning for ikke at sikre foreningen de bedste services og priser. Oftest vil foreningens behov nemlig have ændret sig over tid, enten som følge af nye muligheder for eks. digitale værktøjer eller nye ønsker fra nye beboere.

Herudover er det vigtigt at understrege, at et udbud ikke forhindrer foreningen i at fortsætte samarbejdet med den nuværende administrator. Udbuddet kan nemlig inkludere foreningens nuværende administrator også og dermed give mulighed for at genforhandle foreningens vilkår, sænke priserne eller inkludere nye services.

Sådan sender I administratoropgaven i udbud

Selvom det kan lyde som en stor opgave, så tager det ikke mange timer at sende administrationen i udbud - særligt ikke hvis man sammenligner med det, der kan spares ved udbuddet. Den gode proces, som tager hensyn til både bestyrelsen, medlemmerne og den nuværende administrator, kan oftest opdeles i følgende 5 steps:

1. Afklaring af behov og ønsker til administrationen
2. Udarbejdelse af udbudsmateriale
3. Indhentning af tilbud fra 3 administrationshuse
4. Sammenligning af tilbud i bestyrelsen
5. Godkendelse af valgt administrator

Afklaring af behov og ønsker til administrationen

Før I påbegynder indhentning af tilbud, bør I klargøre jeres egne behov og ønsker til administrationen. Dette kan være en snak internt i bestyrelsen eller en bredere snak med foreningens medlemmer.

En god idé er at starte på et blankt papir. Det betyder, at I ikke tager udgangpunkt i de ydelser, I får leveret i dag, men derimod i de faktiske ønsker I har til administrationen. På den måde kan det blive klart for jer, at der er ydelser, der ikke bliver leveret på nuværende tidspunkt, eller at I betaler for ydelser, der ikke skaber værdi for jer.

Herudover bør I stille jer selv en række spørgsmål for at afklare i hvilket omfang, I har brug for administrationen. Dette kan eks. være:

• Har vi brug for en administrator, der administrer hele foreningen, eller har vi blot behov for økonomisk administration?
• Hvornår har vi sidst benyttet de services, vi i dag betaler for? Er det billigere eks. at købe juristbistand, når der er behov for det i stedet for at have det inkluderet?
• Hvor stor gennemsigtighed ønsker vi os i administrationen? Er det eks. vigtigt at have et online overblik over økonomien og medlemmerne?
• Er der nogle opgaver vi foretager os i dag, som vi ønsker at udlægge til en administrator i fremtiden?

Når I har udarbejdet oversigten over jeres ønsker, bør I notere dem, så I kan vurdere de senere tilbud.

Udarbejdelse af udbudsmateriale

Når jeres ønsker er fastlagt, er det tid til at færdiggøre udbudsmaterialet. Dette er de dokumenter, der giver administrationshusene mulighed for at give et tilbud på administrationen af jeres vejlaug, ejerforening eller grundejerforening.

Materialets omfang kan være forskelligt alt efter, hvilket administrationshus I søger tilbud fra. Eksempelvis har Vores Administration simple pakker, og alle priser er tilgængelige på hjemmesiden, så I nemt kan beregne en pris med det samme, mens større administrationshuse, som DEAS eller Newsec, ikke viser priserne på deres ydelser.

For at sikre, at I kan få et tilbud fra alle administrationsselskaber bør I forberede følgende:

• En kopi af foreningens vedtægter
• Jeres ønsker til administrationen udarbejdet i punkt 1
• Oplysninger om evt. særlige forhold for jeres forening

Indhentning af tilbud fra 3 administrationshuse

Når udbudsmaterialet er udarbejdet, er det tid til at finde 3-5 administrationshuse, som I vil indhente tilbud fra. Når I udvælger, hvilke administratorer I ønsker tilbud fra, så er det vigtigt at tjekke op på en række ting, så I er sikre på at få et brugbart tilbud:

1. Tilbyder administrationshuset ydelser i hele landet eller kun lokalt?
2. Tilbyder administrationshuset ydelser til vores type forening?
3. Tilbyder administrationshuset de ydelser, som er vigtige for os?

Herefter er I klar til at indhente selve tilbuddet ved de administratorer, som I har udvalgt. De fleste administratorer har en "indhent tilbud" knap på deres hjemmeside, hvor I nemt kan bestille et tilbud, mens andre tilbud skal indhentes over mail. Hvis I har specielle behov, eller ønsker at der skal lægges et specielt fokus i det materiale, I får fremsendt, så er det en god idé at ringe til administratoren i forbindelse med, at I fremsender materialet. Det øger jeres sandsynlighed for at få de helt rigtige tilbud.

Såfremt I inkluderer jeres nuværende administrator i tilbudsrunden, bør I også kontakte dem samtidig. Her kan I med fordel fremhæve, at I indhenter tilbud for at sikre de bedste ydelser for jeres forening, ikke fordi I er utilfredse. På den måde styrker I samarbejdet, såfremt I vælger at fortsætte med jeres nuværende administrator.

Sammenligning af tilbud i bestyrelsen

Det tager typisk 1-3 arbejdsdage at få tilbud tilbage fra alle administratorerne. Når alle tilbud er samlet bør de sendes til bestyrelen i god tid inden bestyrelsesmødet, så alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at læse dem grundigt igennem. Det er herefter tid til at vurdere de enkelte tilbud og sammenligne dem med jeres ønsker til administrationen.

Det kan være fristende at vælge det billigste eller vælge den administrator, man kender, men det er ikke altid den bedste løsning. For at sikre en god beslutningsproces kan ydelserne i de forskellige tilbud sætte op mod hinanden i en tabel for at afklare, hvilke tilbud der bedst lever op til jeres krav og ønsker.

Gennem denne øvelse er I sikret et fokus på at opfylde jeres ønsker til administrationen af jeres grundejerforening, laug eller ejerforening. Herefter bør I kigge på de øvrige forhold i tilbuddet, særligt pris og vilkår. Her kan I med fordel stille jer selv spørgsmål som disse:

• Er vi villige til at gå på kompromis med enkelte services for at få en markant lavere pris?
• Er vi villige til at binde os for eks. et år ad gangen for sikre en lavere pris?

Når bestyrelsen har valgt en enkel eller to administratorer at gå videre med, kan det være en god ide at booke et møde med administrationshusene. Dette giver bestyrelsen mulighed for at stille de spørgsmål de måtte have, samt at lære mere om administratoren inden I træffer en endelig beslutning.

Godkendelse af valgt administrator

Når bestyrelsen har truffet en endelige beslutning om, hvilken administrator de ønsker at benytte i fremtiden, er der to opgaver tilbage; administratorerne skal informeres, og beslutningen skal godkendes.

Først og fremmest bør I informere den administrator, I har udvalgt, at I ønsker at købe administration ved dem. Dette giver administratoren mulighed for at forberede en god overtagelse, og I kan få tilsendt eventuelt materiale til jeres beslutningsmøde. I bør også informere de øvrige administratorer om, at I har valgt et andet tilbud og takke dem for det fremsendte tilbud.

Herefter skal skiftet af administrator godkendes. Foreningens vedtægter bestemmer hvor vidt, om dette er en beslutning, der skal tages på en generalforsamling eller et bestyrelsesmøde. Når

Hvis I har yderligere spørgsmål til udbudsprocessen eller ønsker vejledning til godkendelse af en ny administrator, er I altid velkomne til at kontakte os. Ønsker I et tilbud på administrationen af jeres ejerforening, laug eller grundejerforening, kan I nemt indhente det her.