3 gode råd: Spar penge på foreningens abonnementer og aftaler

Det er bestyrelsens opgave, at foreningens penge bliver brugt så hensigtsmæssigt som overhovedet muligt, derfor er der flere initiativer man kan kigge ind i for at optimere. Man kan som bestyrelse se på følgende:

• Skal administrationen sendes i udbud?
• Skal forsikringer og lignende genforhandles?
• Skal vicevært og / eller servicekontrakter genforhandles eller sendes i udbud?

Skal administrationen sendes i udbud?

Når foreninger har valgt en administrator, er de oftest også rigtig glade for dem. Dog kan dette lede foreningerne til ikke at sende opgaverne i udbud, hvilket kan koste foreningen flere penge end nødvendigt.

Et udbud forhindrer ikke foreningen i at fortsætte samarbejdet med den nuværende administrator - det kan være at udbuddet inkluderer jeres nuværende administrator også, hvilket kan give mulighed for at genforhandle jeres vilkår.

Der er, som regel 5 steps til at sende administrationen i udbud:

1. Kortlægge hvilke behov og ønsker i har til administrationen
2. Udarbejdelse af udbudsmateriale
3. Indhentning af tilbud fra 3 administrationshuse
4. Sammenligning af tilbud i bestyrelsen
5. Godkendelse af den valgte administrator

I kan læse meget mere om hvordan hver step udføres her.

Skal forsikringer og lignende genforhandles?

Som et led i besparelser af administrationen, kan I kigge ind i om forsikringer ligeledes skal genforhandles. Ligger man på en gammel aftale, som en anden i bestyrelsen har oprettet for 10 år siden, kan man højst sandsynlig finde i ny og billigere aftale - måske kan man endda finde en der er skræddersyet mere til jer.

Faktisk behøver man ofte ikke at sende forsikringerne i udbud. Man kan blot ringe til sit nuværende forsikringsselskab og høre, om de vil sænke abonnementet for en god og stabil kunde. 

Uanset om det nuværende forsikringsselskab kan eller vil nedsætte prisen, så kan man efterfølgende ringe til 2 konkurrerende forsikringsselskaber for et prismatch. Dette vil typisk tage en time for ét enkelt bestyrelsesmedlem, men kan i store foreninger betyde en besparelse på mange tusinde kroner årligt. 

Skal viceværten og / eller service kontrakten genforhandles eller sendes i udbud?

Til sidst kan det være nødvendigt at kigge på, om nogle af de kontrakter foreningen har med ekstern hjælp, skal genforhandles eller sendes i udbud. Her er det igen vigtigt at understrege, at det er god økonomistyring at sende dem i udbud hver 3-5 år uanset om man er glad for den nuværende leverandør eller ej.

I samme omgang bør bestyrelsen tage en snak om, hvilke services der er nødvendige. Er det eksempelvis nødvendigt med måttevask, eller kan den almindelige rengøring varetage den opgave? Skal det være viceværten der klarer alle opgaver, eller kan beboerne godt selv ordne opgaver der ikke kræver meget tid eller en håndværksmæssig baggrund?

Selvom I kommer frem til, at I ønsker de samme services som I har i dag, kan der være penge at spare ved at skifte leverandør eller forhandle lavere priser ved den nuværende.

Inden bestyrelsen ændrer serviceniveauet markant, kan det være en god ide at inddrage beboerne, så der skabes opbakning til de nye besparelsestiltag.