Pris for administration af en grundejerforening

Professionel administration af en grundejerforening koster 25.000 kroner om året plus 200 kroner per enhed i grundejerforeningen om året. For det beløb får man så også leveret al fast administration og bogholderi.

Vores Administration er den leverandør hvor du får mest for pengene. Inkluderet i prisen er nemlig både løbende bogholderi, opkrævning af kontingent, administration af medlemmer, afstemning af bankkonti samt udarbejdelse af årsregnskab og budget.

Alle ydelser inkluderet til en fast, foreningsvenlig pris

Derudover tilbyder vi en online portal til håndtering af bestyrelsen og medlemmer. Det vil sige, her kan man dele dokumenter og udsende e-mails fra, til alle medlemmer. Slut med at håndtere e-mail-adresser i excel-ark og skulle opdatere dem hver gang nogen flytter til eller fra.

I nogle grundejerforeninger fylder håndtering af henvendelser fra ejendomsmæglere og dertilhørende ’ejendomsmæglerskemaer’ eller ’oplysningsskemaer’ og den slags tager Vores Administration sig også af.

For langt de fleste grundejerforeninger skal kontingentet holdes så lavt som muligt og derfor er det vigtigste for os, at I får præcist de ydelser I har brug for, og ikke mere. Mange betaler for noget, de ikke har brug for – eller får store uventede ekstraregninger. Der skal være styr på økonomien og en høj grad af tryghed i administrationen. Men det behøver ikke koste en bondegård.

Prisen for en professionel administrator til grundejerforeningen

Vores erfaring er at andre professionelle administratorer ofte ikke ønsker at servicere grundejerforeninger. Grundejerforeningerne vælger en professioneladministration fra, fordi priserne er særledes høje. I vores afsøgning af markedet har vi set honorarer på administration af grundejerforeninger fra 25.000 til 50.000 kroner. Det er typisk revisorer eller advokater, der håndterer opgaven og de har ganske givet manuelle processer og høje driftsomkostninger, der skal dækkes.

Hos Vores Administrationer det meste digitaliseret og vi har specialiseret os i at betjene netop frivillige foreninger. Derfor er vi lidt billigere end markedet og enkelte grundejerforeninger har sparet over 250kr pr matrikel om året i administrationshonorar, ved at skifte til Vores Administration.  

Hvordan sammenligner man priser på administration af grundejerforeninger?

Det er ikke altid ligetil at sammenligne forskellige tilbud fra administratorer. Nogle sender nemlig separate regninger for forskellige ydelser, selvom det hele lige så godt kunne stå på én regning.

Hvis man vil sammenligne priser på administration af en grundejerforening, skal I have en række poster og arbejdsopgaver med. Det er blandt andet:

• Vederlag eller honorarer til administration eller kasserer/bestyrelsesformand
• Ekstraomkostninger til udarbejdelse af årsregnskab
• Licens til regnskabssystem, hvis man benytter sådan et
• Revisionsomkostninger, hvis man bruger det
• Pris for forbrugsregnskab, hvis grundejerforeningen har sådan et
• Opkrævnings-og betalingsgebyrer. Det kan godt løbe op i mange penge, hvis man f.eks. brugergirokort eller betalingsservice
• Gebyrer for ind- og udflytning af medlemmer, typisk 1500-2000 kr. pr gang

Har I frivillig eller professionel administration i dag?

Mange grundejerforeninger har frivillig administration I dag og det er selvfølgelig klart den billigste løsning.

Men i en tid med stigende krav til bogholderi, håndtering af GDPR-regler og en højere udskiftning blandt ejere er der flere foreninger, der oplever at det kan være svært at finde frivillige til at løfte opgaven. Andre har måske nok gode frivillige, men her har man så diskussioner om hvorvidt det er hensigtsmæssigt eller rimeligt, at opgaven håndteres af frivillige uden særlige kompetencer og uden vederlag.

De frivilliges vilkår og værktøjer til at løse opgaven er også et emne: det er f.eks. ikke længere lovligt at føre sit regnskab i Excel, hvis man ønsker at følge bogføringsloven. Ligeledes stiller bankerne stadig større krav om dokumentation og årlige svar på hvidvask-spørgeskemaer.

Honorarer til kasserer og bestyrelsesmedlemmer

Nogle grundejerforeninger løser situationen ved at betale et honorar til kassereren, men her stiller man sig dårligt. Dels får man ikke nødvendigvis de krævede kompetencer trods betalingen og dels mister man gode frivillige kræfter som kunne have været brugt på fællesskabet og i andre projekter.

Derudover har den eller de frivillige der modtagerhonorar, ikke nødvendigvis de forsikringer som en professionel administratorhar. De skal altså levere på større forventninger end som almindelige frivillige og har ikke de samme rettigheder og sikringer, f.eks. rådgiveransvar eller arbejdsskadeforsikringer. Hvis man som grundejerforening er villig til at betale honorar til administration, anbefaler vi klart man vælger en professionel administrator.

Valg af en professionel administrator

I sidste ende er beslutningen op til generalforsamlingen i ejerforeningen. Hvis man ønsker at køre administrationen og økonomien frivilligt, tilbyder vi en stærk og enkelplatform til netop det. Den kan du læse mere om her på www.voresforening.dk.

Under alle omstændigheder anbefaler vi at man med jævne mellemrum drøfter i sin bestyrelse om grundejerforeningen ville være bedre tjent med en professionel administration.

En professioneladministration af grundejerforeningen giver tryghed om økonomien, transparensfor ejerne og generalforsamlingen. I sidste ende også et vagtsomt tredje øje og skulle noget gå galt, så har de fleste professionelle administrationer en ansvarsforsikring som kan dække.

Det kan være en stor hjælp for den endelige beslutning, at have undersøge mulighederne på markedet. Dette kan eks. gøre ved at lave et hurtigt og nemt udbud på administrationsopgaven. Dette kan du læse mere om i vores guide her.

Hvorfor skifte fra frivillig til professionel administration af en grundejerforening?

Vi hører ofte fra formænd, kasserere eller bestyrelsesmedlemmer i grundejerforeninger, som egentlig gerne vil have en professionel administration af deres grundejerforening. De er ofte bekymrede for, hvordan medlemmerne vil reagere på generalforsamlingen hvis der kommer et forslag på bordet, der øger kontingentet.

Det er fuldt forståeligt. Ofte ses det, at når folk kender prisen, så er der én der alligevel melder sig som kasserer og så er problemet løst.

Omvendt kan der opstå længere debatter om fordelene og ulemperne ved at have en frivillig eller professionel administration af sin grundejerforening. Her er det vigtigt at have fakta på plads.

Administration af en grundejerforeninger nemlig ikke helt så enkelt som det var for bare ti år siden.

Alle foreninger har ikke pligt til, men kan vælge at lade sig registrere hos erhvervsstyrelsen med navn, adresse og branchekode. Samtidig skal man oplyse om foreningen har skattemæssige pligter eller ansatte, samt start og slutdato på regnskabsåret. Det er nemt at glemme og ingen opdager hvis det ikke er gjort.

Men, selvom erhvervsstyrelsen, årsregnskabsloven og Skat ikke har specifikke krav til grundejerforeninger, så har banker og sparekasser typisk meget specifikke krav til deres foreningskunder. De nye hvidvaskregler betyder nemlig at bankerne har en markant skærpet pligt til at kunne bevise hvor pengene på deres kunders konti kommer fra. Derfor kræver bankerne faktisk ofte at grundejerforeningerne er registreret og har et CVR-nummer.

Det betyder i mange tilfælde, at grundejerforeninger ikke kan få en bankkonti hvis de ikke er registeret hos erhvervsstyrelsen. Det betyder også, at en grundejerforening som ikke er registeret eller har et CVR-nummer, kan få svært ved at skifte bank. Det kommer bag på mange og giver uvelkomne forsinkelser på nogle gange flere måneder.

Yderligere krav om dokumentation fra hvidvaskloven

Hvidvaskreglerne betyder også at udskiftning i bestyrelsen og især på kassererposten indebærer at banken skal have referater fra generalforsamlingen samt fyldestgørende personligdokumentation (f.eks. pas, kørekort m.v.) fra de valgte medlemmer af bestyrelsen. Det sker hver eneste gang der er udskiftning på posterne.

Nogle banker opkræver relativt høje gebyrer for netop når formanden eller kassereren skiftes ud, typisk i omegnen af 1.500 - 2.000 kroner. Her kan det være en billigere løsning med en professionel administrator.

Ny bogføringslov indført i juli 2022

Nye regler om bogholderi og bogføring trådte i kraft 1. juli 2022. De medfører krav om digital bogføring og dermed går de manuelle bogholderier, regnskaber i excel eller i de ellers meget afholdte røde Esselte-mapper, ikke længere.

Sidst men ikke mindst gør skærpede regler om behandling af persondataoplysninger (dvs. GDPR reglerne)også at man som forening står sig bedre ved at have en professioneladministration.

Samlet set er der mange gode argumenter for at gå mod digital, sikker og tryg administration af grundejerforeningen. Også selvom det måske koster en anelse mere, end når den gode frivillige fra vejen udførte arbejdet.

Hos Vores Administration vurderer vi generelt, at den samlede meromkostning ved at skifte fra frivillig til professionel administration, for de fleste foreninger ikke udgør mere end ca. 100 kroner  pr. matrikel om året, når man tager alle udgifter i betragtning.