Hvad skal en årsberetning for en ejerforening indeholde?

En årsberetning for en ejerforening er en vigtig dokumentation, der giver ejerne og interessenterne et overblik over foreningens aktiviteter, økonomiske situation og udvikling i løbet af det forgangne år. Derfor vil vi gerne hjælpe med til at I kan få lavet ’den gode årsberetning’.

I denne artikel har vi samlet en huskeseddel med de mest centrale dele, som altså typisk bør inkluderes i en årsberetning for en ejerforening. Den kan godt anvendes som guide til at skrive en årsberetning.

1. Introduktion og formål

Start årsberetningen med en kort introduktion, der beskriver ejerforeningens formål og hovedaktiviteter. Forklar, hvad ejerforeningen repræsenterer, og hvordan den bidrager til at sikre et godt og harmonisk fællesskab. Her kan man godt have noget standard-tekst der f.eks. beskriver ejerforeningens historie.

2. Bestyrelsens beretning

En beretning fra bestyrelsen, der opsummerer de væsentligste begivenheder og aktiviteter i løbet af året. Beskriv eksempelvis hvilke projekter der er gennemført, renoveringer der er i gang, vedligeholdelsesarbejde eller andre initiativer, der har været relevante for ejerforeningen. Tænk over hvad nytilkomne bør vide, eller hvad I gerne vil fortælle til ejerne, der måske ikke har været helt med i alle projekter.

3. Økonomisk oversigt

Er ikke nødvendigt, hvis I har et regnskab. Men det kan være en rigtig fin service at skrive et par linjer, hvor man kort præsenter den økonomiske situation med menneskesprog. Det kan være en opsummering af indtægter, udgifter, eventuelle lån og den generelle økonomiske sundhedstilstand. Giv gerne en sammenligning med tidligere års økonomi for at vise udviklingen og eventuelle forbedringer eller udfordringer.

4. Status på vedligeholdelse og projekter

Hvis I har større projekter, som I har nævnt i beretningen kan det være en god ide at skrive et afsnit hvor man zoomer ind på projektet og beskriver det nærmere. Hvis det eksempelvis er et renoveringsprojekt kan man beskrive tilstanden af bygningerne og faciliteterne i ejerforeningen. Giv gerne en oversigt over udførte vedligeholdelsesarbejder, planlagte projekter samt eventuelle udfordringer, der er identificeret i forbindelse med vedligeholdelse og fremtidig planlægning.

5. Aktiviteter og arrangementer

Fortæl om de aktiviteter og arrangementer, der er blevet afholdt i løbet af året, også dem der måske ikke kunne gennemføres. Inkluder sociale begivenheder, fællesskabsaktiviteter som f.eks. havedag eller andre initiativer, der har styrket samhørigheden og ejerskabet i foreningen. Det er også med til at sætte en forventning til nye ejere om at man skal bidrage til fællesskabet.

6. Konflikthåndtering & Kommunikation

I nogle ejerforeninger er der desværre konflikter eller retssager. Her er det vigtigt at være ærlig, men diplomatisk og fremfor alt ikke neutral i sin beskrivelse. Beskriv hvordan eventuelle konflikter eller udfordringer er blevet håndteret i løbet af året. Forklar gerne hvordan bestyrelsen ser på tingene og hvad I gør eller har gjort, for at få løst konflikterne. Nævn eventuelt også de kommunikationskanaler, der er blevet anvendt til at informere ejerne. Bruger I eksempelvis www.voresforening.dk til at dele materialer, er det fint at få skrevet ind. Det gør det nemmere for nye ejere at sætte sig ind i sagerne, når de ved hvor de skal hente information.

7. Fremtidige planer

Fortæl om bestyrelsens vision og ambitioner for de kommende år. Beskriv eventuelle planlagte projekter, vedligeholdelsesarbejder eller initiativer, der vil blive iværksat for at forbedre ejerforeningen eller løse problemer.

8. Tak og anerkendelse

Det kan virke selvindlysende, men det bliver faktisk overset rigtig tit. Husk at afslutte årsberetningen med en tak til alle involverede parter, især bestyrelsen, der jo frivilligt lægger en stor indsats for fællesskabet. Hvis du er formand, kan det være en rigtig god ide også at sige den tak højt på generalforsamlingen. Det er også på sin plads at takke medlemmerne for deres opbakning og samtidig sende en venlig tanke til eventuelle samarbejdspartnere eller ansatte. Husk også at anerkende dem der dukker op til generalforsamlingen: det er også et bidrag og engagement i ejerforeningens fællesskab.

Helt generelt er det vigtigt at skrive årsberetningen på en klar og letforståelig måde, der appellerer til ejernes behov for information og gennemsigtighed. Det betyder at du med fordel kan bruge korte og enkle sætninger. Undgå ord der er for specialister eller kræver kendskab til særlige områder, f.eks. regnskab eller byggeri. Brug gerne billeder eller grafer til at illustrere vigtige punkter og oplysninger. Overvej om en anden lige skal læse beretningen igennem som kan stille spørgsmål, der kan gøre beretningen klarere. Årsberetningen bliver læst af mange; ikke mindst købere af lejligheder. Derfor kan det godt betale sig at gøre sig umage med en god beretning. God arbejdslyst med årsberetningen.