Hvad laver kasseren i en grundejerforening?

Det kan ofte være svært at finde en kasserer til foreningen. Det gælder både i grundejerforeninger, ejerforeninger, vejlaug eller haveforeninger. Der kan være mange grunde til, at rollen ikke kan besættes, men ofte er det grundet manglende viden blandt foreningens medlemmer, mangelende viden om rollen eller et aktivt fravalg af den frivillige kasserer.

Problemet med manglende viden om rollen kan gøre det usikkert at melde sig, da kassereropgaven kan virke meget større end den faktisk er. Derfor vil i denne guide gennemgå de krav, der er en til en kasserer i en grundejerforening. I praksis er der de samme i et vejlav eller en haveforening, mens der for ejerforeninger også er opgaver forbundet med forbrugsregnskabet.

Hvis I har aktivt fravalgt at have en frivillig kasserer og ønsker professionel administration, kan I læse om vores løsninger til grundejerforeninger her.

Kasserens opgaver i foreningen

I praksis er det op til bestyrelsen at vurdere præcis hvilke opgaver kasseren skal varetage. Dette skyldes, at der i nogle opgaver er overlap mellem eksempelvis kasserer og formandens funktioner, og den enkelte forening derfor kan vælge at lade den ene af de to funktioner varetage opgaven. Dog vil der som udgangspunkt være tale om følgende opgaver:

1. Opkræve kontingent ved foreningens medlemmer
2. Kontrollere bilag og betale regninger
3. Refundere udgifter
4. Have ansvar for foreningens pengebeholdning
5. Udarbejde udkast til budget og årsregnskab
6. Holde bestyrelsen opdateret på foreningens økonomi
7. Have kontakt til foreningens revisor

Opkræve kontingent ved foreningens medlemmer

Foreningens drift og udvikling finansieres af et kontingent som medlemmerne beslutter på årets generalforsamling. Det er kasseren der opkræver dette kontingent ved foreningens medlemmer og sørger for at bogføre betalingen af kontingentet. Dette har tidligere været gjort ved fremsendelse og optælling af kontanter, men med indførslen af ny bogføringslov og opstramning af hvidvaskningsreglerne, foregår kontingentopkrævningen ofte digitalt i alle typer foreninger i dag. Foruden selve opkrævningen kan betalingsmarkeringen og afstemningen også være et stort arbejde, hvorfor mange vælger at benytte et system til kontingentopkrævning.

Grundlæggende er der 3 måder at opkræve kontingent på, som du kan læse mere om her.

Kontrollere bilag og betale regninger

Dette er en todelt opgave, og typisk den mest tidskrævende opgave for en kasserer. Normalt kommer de fleste regninger til en grundejerforening som en faktura, der skal betales inden fakturaens betalingsdato. Inden fakturaen betales skal kasseren dog kontrollere bilaget, altså at der er et korrekt bilag på det, der er købt, samt at foreningen har fået leveret de varer og ydelser som er beskrevet på fakturaen. Ligeledes skal kasseren også sikre sig, at betalingen er godkendt af foreningens tegningsberettigede inden betalingen foretages.

Hvem der er foreningens tegningsberettigede, samt hvor mange der skal til for at godkende en udgift, findes i foreningens vedtægter.

Refundere udgifter

Mange mindre foreninger vælger ikke at have et kreditkort til foreningen. Dettes skyldes ofte, at der er store udgifter forbundet med bestillingen og abonnementet på kortet, samt at der er en risiko i at kortet kan misbruges. Derfor vil det oftest være bestyrelsesmedlemmer eller formanden der foretager mindre udlæg på vegne af foreningen; eksempelvis når der er købt kager og kuglepenne til bestyrelsesmødet. Når et udlæg er indsendt til kasseren, skal kasseren refundere medlemmet for udgiften når den er godkendt og kontrolleret.

Have ansvar for foreningens pengebeholdning

Kasseren bør løbende afstemme foreningens bankkonto og sikre, at der er overensstemmelse mellem det bogførte og de faktiske bevægelser på bankkontoen. Samtidig er der mange grundejerforeninger der har store opsparinger til eksempelvis renovering af veje og fællesområder. Kasseren bør holde opsyn med disse, sikre at de er forsvarligt placeret, samt at der løbende bliver hensat til opsparingsformålet.

Skulle foreningen stadig have en pengekasse med kontanter, så er det også kasserens ansvarsområde at de bliver opbevaret sikkert og løbende placeret på foreningens bankkonto.

Udarbejde udkast til budget og årsregnskab

Når det er tid til foreningens generalforsamling, er det også tid til at lave årsregnskab og budget. Årsregnskabet beskriver hvordan foreningens penge er blevet tjent og benyttet over det seneste år. Der er ingen formelle krav til opstillingen af et årsregnskab i en grundejerforening, med oftest følger de fleste kasserer opstillingen i et almindeligt regnskab med en resultatopgørelse og en balance.

Foreningens budget er et overblik over foreningens forventede økonomi i det kommende år. Her skal der bl.a. estimeres hvor meget bestyrelsen forventer at bruge på de forskellige udgiftsposter, og de forventede indtægter skal tilpasses en eventuelt foreslået kontingentstigning.

Holde bestyrelsen opdateret på foreningens økonomi

Økonomien er en af bestyrelsens ansvar og pligter - ikke kun kasserens. Det er dog kasseren der bør sørge for, at bestyrelsen kan holde opsyn med økonomien. Hvis man som kasserer benytter et Excel-ark til at lave regnskab i, så bør man lave en rapport fra arket mindst hvert kvartal. Hvis man derimod benytter et regnskabsprogram lavet til formålet, som eksempelvis regnskabsprogrammet i Vores Forening, vil bestyrelsen automatisk have adgang til økonomirapportering. Oftest vil der være tale om et overblik over indtægter og udgifter på rapportdatoen, samt hvordan de følger budgettet.

Have kontakt til foreningens revisor

Sidt men ikke mindst er det kassererens opgave at have løbende kontakte med foreningens revisor. Nogle vælger kun at benytte revisoren til at gennemgå og underskrive regnskabet, men der er også mange fordele ved løbende at være i dialog.

Dette er særligt gældende når man er ny kasserer, der vil have godt af at kunne trække på erfaringerne fra en øvet økonomi-haj, eller høre mere om hvordan der tidligere er arbejdet med økonomi i foreningen.