Hvad koster det at få professionel administration af en grund- eller ejerforening?

Det kan være dyrt at får administreret sin ejerforening, men det behøver det ikke at være. Vi har samlet et overblik over mulighederne for administration af både ejerforeninger og grundejerforeninger, så I kan vælge den bedst mulige løsning til jeres forening.‍

Administration af Grundejerforeninger

Langt de fleste grundejerforeninger har ingen administratorer eller kasser-service. Her er størrelsen på foreningen ret afgørende, men generelt gælder det at det er en frivillig bestyrelse der laver årsregnskabet, skriver generalforsamlingsrefereatet og sørger for at foreningen kører. For mange, er det en rigtig fin løsning, som de gør nemmere gennem software som medlems- og administrationssystemet Vores Forening.

Der er dog stadig flere grundejerforeninger, som ønsker at købe administration og assistance. Det betyder at de frivillige kan holde fokus på projekter som ny vejbelægning, sommerfest eller afholdelse af Skt. Hans Aften på vejen.

Samtidig er der også øgede krav til dokumentation, regnskab og nye GDPR-regler som ikke gør den administrative opgave lettere. Mange af bankerne er begyndt at stille krav til at selv grundejerforeninger skal have et CVR-nummer. Der er nok grunde, til at få administrationsbistand, og netop derfor har vi lavet en fast pakke til grundejerforeninger, som indeholder alle de administrationsydelser, som de har behov for.

Administration af Ejerforeninger

Kun de mindste ejerforeninger står selv for deres administration. Næsten alle lejligheder, andele, rækkehuse eller fælles-parceller har en professionel administration. Det skyldes ofte at visse opgaver opfattes som meget komplicerede eller tidskrævende. Særligt forbrugsafregning er noget, der ikke er morsomt for mange frivillige.

Afhængigt af aftalen skal der hver måned eller hvert kvartal opgøres forbrug per lejlighed eller hus. Forbruget kan være bare ét område, men dækker typisk flere f.eks. el, vand, varme og renovation. De fælles omkostninger som lys i opgangen skal så fordeles efter ejerforeningens nøgletal eller andelsforeningens fordelingsnøgle.

Oven i disse tilbagevendende regnskabsmæssige opgaver, kommer så årsregnskab, afholdelse af generalforsamling i ejerforeningen. Ofte overses det hvor langt tid der også går fra bestyrelsen eller administrator, med at hjælpe ejendomsmæglere. Når købere og sælgere af lejligheder og huse skal have lavet salgsopstillinger eller besvaret spørgsmål i forbindelse med en handel, ja så løber taxameteret stærkt.

For ejerforeninger med mellem 4 og 30 lejligheder, andelslejligheder eller huse, løber selve administrationsomkostningen ofte op i flere tusinder kroner per lejlighed om året. Vi har set eksempler på at man har betalt over 5.000 kroner om året, per lejlighed, bare for administration. Men det behøver ikke være så dyrt, og som noget unikt på markedet tilbyder Vores Administration en komplet, moderne administrationsløsning til en gennemsigtig og foreningsvenlig pris.

Hvem er på markedet?

DEAS er et af landets absolut største leverandører af administration og styring af byggerier, boliger og erhvervsejendomme. Hvis maner en pensionskasse der har bygget 1,500 nye boliger, står DEAS med garanti på listen over dem man gerne vil kontakt. Der er faktisk ikke det, man ikke kan få løst og det forstår man godt, når man læser at de har over 1,000 medarbejdere.

En anden stor udbyder er AZETS som blandt andet er aktiv i Rumænien, England og Finland. De er en del af en stor regnskabskoncern og her er der heller ikke tvivl om at alskens problemer og projekter ville kunne bliveløst.  

De store spillere bliver bare meget nemt for store, når vi snakker helt almindelige andelsboliger, ejerforeninger eller grundejerforeninger.

Derfor vælger mange at gå efter revisionshuse, advokathuse eller det lokale administrationshus. De har typisk meget færre medarbejdere og måske ikke så brede kompetencer, men priserne er til gengæld lidt lavere. De lokale har dog ofte mange virksomhedskunder. Derfor er de ikke altid interesserede i foreningerne og allerede ved udsigten til at skulle betjene mindre foreninger med under 100 boliger kan de takke nej til opgaven. Det kan samtidig være usikkert, hvad man egentlig betaler for.

De helt lokale revisorer eller advokater, der arbejder som enkeltmandsselskaber eller blot har et par assistenter er ofte et godt match til ejerforeninger eller andelsboligforeninger. Her får man en mere personlig service og kan være sikker på en langvarig relation. Det er rart, når man ikke skal tage stilling til nye mennesker hvert år, som det godt kan med større virksomheder.

Til gengæld er det desværre sådan, at man ikke altid ligger ’øverst i bunken’ eller bliver ringet tilbage til, samme dag. De helt lokalerevisorer og advokater har typisk en håndfuld meget vigtige kunder, og de laver administration som en sideforretning. Det betyder ikke at kvaliteten fejler noget: de er ofte meget dygtige. Men som aktiv i bestyrelsen for en andelsforening, ejerforening eller grundejerforening, kan man godt få fornemmelsen af, at man ikke er førsteprioritet.

Priserne

Fælles for alle de store spillere er, at du ikke kan få oplyst priserne for deres pakker. Det kalder man ”særskilt tilbud”. Så ingen kan rigtig få at vide hvad basispakken eller pluspakken koster. Men man kan hente et pris-ark og se, hvad alle de ydelser, der så ikke er inkluderet, koster. Her kommer et par priseksempler: Arrangering af generalforsamling koster fx kr. 10,000. Besvarelse af en henvendelse fra en ejendomsmægler koster 5.000 kroner. Et antenneregnskab koster 4.850 kroner. Og så videre. Taxameteret løber hurtigt, til gengæld kan man få lidt af hvert. Man kan ikke regne med at få et årsregnskab, eller udarbejdet budgetter.

De lokale er måske lidt billigere og her kan man nok få løst de forskellige opgaver. Desværre er priserne her heller ikke tilgængelige på nettet, så det er svært at sammenligne på tværs af revisorer, advokater og administratorer. Man kan godt få oplyst deres timepriser, men det er ikke til at gennemskue, hvad der er den bedste løsning til ens egen forening.

Nogle priseksempler vi kender til:

• For en ejerforening med ca. 45 lejligheder koster administrationen alene nemt 75-150.000 kroner om året (fra en lokaladministrator)
• En andelsforening med ca. 350 huse, koster administrationen alene 700.000-1.000.000 kroner (fra et stort revisionshus)

Hvad kan vi?

Vores Administration består af folk med kendskab til det frivillige foreningsliv. Vi er selv aktive i grundejerforeningen, fodboldklubben, ejerforeningen og du kan møde os i spejderhytten. Samtidig har vi uddannelse og erfaring med administration, økonomi og IT. Vi vil gerne kalde os foreningsspecialister.

Vi har ingen store virksomhedskunder (faktiske administrerer vi kun foreninger) og vi går op i at bestyrelserne i foreningerne, får tid til at gøre en forskel for fællesskabet. Så tager vi os gerne af administrationen. Vi gør alt hvad vi kan, for at samarbejdet skal være enkelt, priserne lave og vores aftaler til at gennemskue. Det er vores løfte til jer.

Gode råd

Få afklaret internt i bestyrelsen, hvad det egentlig er, I har brug for hjælp til. Det er med administration som med forsikringer: man skal have dækket det væsentligste men kommer nemt til at betale for meget.

1. Har I brug for assistance på selve bestyrelsens møder, eller kører de fint uden eksterne?
2. Er der brug for opgørelse af forbrugsudgifter, hvis ja, hvor ofte – og er det noget I selv kan, eller ønsker assistance til?
3. Har I brug for hjælp til bogholderi og årsregnskab? Eller har I en kasserer, der vil og kan klare det fagligt forsvarligt?
4. Har I brug for hjælp til indkaldelse til generalforsamling, afholdelse og referatskrivning? Eller kan et af jeres bestyrelsesmedlemmer, formand eller kassereren gøre det?
5. Står I overfor et stort byggeri, udskiftning aftag, en retssag eller andre teknisk komplicerede projekter og problemer, som rammer bestyrelsen?

Jo færre ”Ja’er” I har ovenfor, jo mindre er sandsynligheden for, at I har brug for et stort administrationshus.