Guide: Hold en succesfuld generalforsamling

Det kan være svært at holde en generalforsamling, hvor alle kommer til orde og kan dele deres holdninger og bekymringer. Derfor har vi samlet 9 gode råd til jer, som I kan bruge til den kommende generalforsamling. 

Tips til en succesfuld generalforsamling:

• Få styr på rammerne for generalforsamlingen
• Diskuter målet med årets generalforsamling
• Gennemgå formalia fra ejerforeningens vedtægter
• Involver medlemmerne i planlægningen 
• Målret form og indhold til foreningens medlemmer
• Udpeg en dirigent og referent
• Rekrutter deltagere blandt foreningens medlemmer
• Skab rum for debat og gode snakke
• Følg op umiddelbart efter mødet

Få styr på rammerne for generalforsamlingen

Det er en god ide, at melde dato og tidspunkt for årets generalforsamling ud i god tid. Typisk dikterer vedtægterne i foreningen et tidsrum, som generalforsamlingen kan holdes i, men ikke en eksakt dato.

Man kan med fordel kigge på tidspunkt og sted som sammenhængende. Hvis generalforsamlingen afholdes tidligt på året, skal man finde lokaler indenfor, hvorimod en sen generalforsamling kan afholdes udendørs på foreningens fællesarealer.

Det kan også være en god ide, at lave et arrangement i forlængelse af generalforsamlingen. Erfaring viser, at der typisk er større opbakning til generalforsamlingen hvis man laver et arrangement i forlængelse. Det kan fx være en generalforsamling i februar, der afholdes i forbindelse en fastelavnsfest, eller måske en generalforsamling i det tidlige forår, der afholdes som en fællesspisning efter årets første havedag.

Diskuter målet med årets generalforsamling

Generelt er der typisk den samme dagsorden hvert år, dog betyder det ikke, at der ikke kan være særlige formål med den enkelte generalforsamling. Der kan være et ønske om flere frivillige i udvalget i foreningen eller en stor beslutning der skal træffes.

De særskilte mål betyder meget for planlægningen af generalforsamlingen. Dette giver bestyrelsen mulighed for at planlægge behandlingen af emnerne i god tid, dette giver medlemmerne tid til at forberede sig på målet. 

Gennemgå formalia fra ejerforeningens vedtægter

Foreningens vedtægter sætter rammen for hvordan generalforsamlingens formelle punkter skal se ud - de kan som udgangspunkt ikke ændres. Så hvis I vil prøve nyt i jagten på, at få medlemmerne til at deltage aktivt, skal I være opmærksomme på:

• Tidspunktet og formen på indkaldelsen
• Krav til beretninger
• Tidspunkter og krav for fremsendelse af materiale inden generalforsamlingen
• Krav til faste punkter på dagsordenen
• Krav til tidspunkt og placering for selve generalforsamlingen

Så længe de formelle krav fra vedtægterne er opfyldt, kan bestyrelsen efter ønske tilpasse de øvrige dele af arrangementet.

Involver medlemmerne i planlægningen

Bestyrelsen har et ansvar for at afholde generalforsamlingen, men de kan med fordel involvere foreningens medlemmer i selve afholdelsen.

Et forslag kan være at lave et udvalg til afholdelsen af generalforsamlingen, eller uddelegere specifikke opgaver. Nogle medlemmer kan bage kage og lave kaffe, hvor andre kan stille borde op og hjælpe til med oprydningen. 

Målret form og indhold til foreningens medlemmer

Det er ikke bestemt, hvordan man skal holde generalforsamlingen, derfor kan hver forening tilpasse det enkelte møde til beboersammensætningen. Man kan evt. kigge på tidligere arrangementer i foreningen og herefter se, hvornår der har været størst tilslutning. 

Har I et godt sammenhold i foreningen, eller ønsker I et bedre sammenhold? I den sammenhæng kan I med fordel holde generalforsamlingen sammen med fællesspisning eller en grillaften. Det kan også være en mulighed at holde generalforsamlingen i forbindelse med fastelavnsfest, hvis der er mange børnefamilier.

Udpeg en dirigent og referent

Ingen succesfuld generalforsamling uden en dygtig dirigent. Hvis I ved, at der kan opstå diskussioner, så kan det være en god ide at vælge en dirigent udefra og måske en erfaren en af slagsen. Det kræver erfaring at kunne læse rummet og styre en god generalforsamling gennem svære sager.

Forventer I derimod, at generalforsamlingen vil gå smidigt, kan også være en god mulighed for at prøve nye kræfter af. Et medlem der er engageret i foreningen, kan nemt styre foreningen gennem et stille møde, dog kræver det stadig at bestyrelsen klæder vedkommende godt på.

Rekrutter deltagere blandt foreningens medlemmer

Hvis jeres forening ikke har tradition for at møde talstærkt op til generalforsamlingen, kan I med fordel lægge energi i at rekruttere medlemmer til arrangementet. Her kan man afprøve andre metoder end dem man plejer. Man kan sende videoer rundt til medlemmerne, banke på og invitere nye medlemmer personligt eller kommunikere ud til medlemmerne gennem andre kanaler. Hvis I benytter Vores Forening, kan I nemt indkalde via beskedsystemet. 

Det er vigtigt, som bestyrelse at gøre tydeligt for alle, at det er vigtigt at møde op. Medlemmer og ejere, der tidligere har boet til leje, har måske ikke være til generalforsamling før, og ved ikke hvilken betydning det har for fællesskabet og foreningen. 

Skab rum for debat og gode snakke

Typisk er den klassiske generalforsamling et sted for lange monologer og søvnige deltagere. For at undgå dette kan I i samarbejde med den udpegede dirigent sætte rammerne for et arrangement med plads til debat og gode snakke.

I kan eventuelt indlægge pauser, hvor medlemmerne skal snakke forslagene igennem i mindre grupper, eller ved at spørge nysgerrigt ind til inputs fra deltagerne undervejs.

Følg op umiddelbart efter mødet

Det er en god ide for bestyrelsen at mødes efter arrangementet. På det første møde bør den nyvalgte bestyrelse tage et kig på ansvarsområderne i foreningen og på de forslag, der er vedtaget på generalforsamlingen. 

Ved at igangsætte arbejdet umiddelbart efter generalforsamlingen og kommunikere om det i forbindelse med udsendelsen af referatet signalerer bestyrelsen, noget vigtigt. Nemlig at generalforsamlingen var en succes, og at det har stor betydning for, hvad der bliver aftalt og diskuteret på denne og fremtidige generalforsamlinger. Lige så er det vigtigt løbende, at holde medlemmerne orienteret om jeres arbejde, så de fremover ved hvilke initiativer I arbejder på. Dette kan hjælpe på at motivere medlemmerne i at deltage aktivt. 

Du kan læse meget mere om at opretholde motivationen og skabe engagement her.