Bør man vælge en kasserer eller en ekstern administrator i ejerforeningen?

Når man er medlem af en ejerforening, er der ofte mange administrative opgaver, der skal tages sig af. Dette kan være opgaver som at holde styr på medlemslister, udarbejde regnskaber, opkræve kontingent og haveleje, og meget andet. Derfor er det vigtigt at have en person eller et firma, der kan tage sig af disse opgaver på en effektiv og professionel måde.

Der er to hovedmåder, hvorpå man kan løse denne opgave. Man kan enten vælge at have en intern administration i ejerforeningen, eller man kan vælge at outsource administrativt arbejde til et administrationsselskab. I denne artikel vil vi se nærmere på de væsentligste forskelle mellem de to løsninger, samt fordele og ulemper ved de to løsninger, og hvordan Vores Administration kan hjælpe med at finde den bedste løsning for netop din ejerforening.

Intern administration af ejerforeningen (eks. ved ejerforeningens kasserer)

En intern administration er, som navnet antyder, en administration, der er placeret internt i ejerforeningen. Det vil sige, at der er en person eller en gruppe af personer, der har ansvaret for at tage sig af ejerforeningens administrative opgaver. Dette kan være en kasserer, en bestyrelse eller en anden person, der har erfaring med at tage sig af administrative opgaver.

Fordele ved intern administration af ejerforeningen

Der er mange fordele ved at vælge en intern administration.

• For det første er det ofte billigere at have en intern administration end at outsource administrativt arbejde til et administrationsselskab. Dette skyldes, at man ikke skal betale for ekstern hjælp, men i stedet kan tage sig af opgaverne selv.
• En anden fordel ved en intern administration er, at man har fuld kontrol over processen. Man kan nemt og hurtigt kommunikere med den person eller de personer, der har ansvaret for opgaverne, og man kan selv bestemme, hvordan opgaverne skal løses.

Ulemper ved intern administration af en ejerforening

Der er også nogle ulemper ved at vælge en intern administration.

• For det første kan det være svært at finde en person, der har lyst og tid til at påtage sig opgaverne. Dette kan være et problem, især hvis man er en lille ejerforening med få medlemmer, der allerede har mange opgaver i forvejen.
• En anden ulempe ved en intern administration er, at man som frivillige ikke nødvendigvis har kompetencerne til at varetage administrationen af en ejerforening. Ejerforeningen bør i sin administration tage højde for ikke kun medlemmernes ønsker men også eksterne krav så som bogføringsloven eller GDPR-regler. Disse regler og love kan være svære at lære og arbejde med som frivillig

Ekstern administration af ejerforeningen hos en administrator

Et administrationsselskab er et firma, der specialiserer sig i at tage sig af administrative opgaver for andre organisationer, såsom ejerforeninger. Dette kan være opgaver som at holde styr på medlemslister, udarbejde regnskaber, opkræve kontingent og haveleje, og meget andet.

Et godt eksempel på et administrationsselskab er os i Vores Administration, der både har administrationsløsninger til haveforeninger, ejerforeninger og grundejerforeninger. Fælles for dem alle er, at de er digitale, professionelle og billige for foreningen i forhold til de klassiske administratorer.

Fordele ved at outsource administrativt arbejde til et administrationsselskab

Der er mange fordele ved at vælge at outsource administrativt arbejde til et administrationsselskab.

• For det første er det ofte nemmere at finde et administrationsselskab, der har lyst og tid til at påtage sig opgaverne, end det er at finde en person internt i ejerforeningen. Eksempelvis er der hver måned mere end 5 foreninger, der vælger Vores Administration til at varetage foreningens administration.
• En anden fordel ved at outsource administrativt arbejde til et administrationsselskab er, at man kan spare tid. Når man outsource administrativt arbejde til et administrationsselskab, skal man ikke selv tage sig af opgaverne, men i stedet overlade dem til et firma, der har specialiseret sig i at tage sig af dem. På den måde kan man spare tid, der kan bruges på andre ting, såsom at fokusere på ejerforeningens kerneopgaver.

Ulemper ved at outsource administrativt arbejde til et administrationsselskab

Der er også nogle ulemper ved at vælge at outsource administrativt arbejde til et administrationsselskab.

• For det første kan det være dyrere at outsource administrativt arbejde til et administrationsselskab end at have en intern administration. Dette skyldes, at man skal betale for ekstern hjælp, og dette kan være dyrt, især hvis man er en lille ejerforening med få medlemmer.
• En anden ulempe ved at outsource administrativt arbejde til et administrationsselskab er, at man ikke har fuld kontrol over processen. Man skal overlade opgaverne til et firma, og derfor skal man stole på, at det firma tager sig af opgaverne på den måde, man ønsker.

Send administraionsopgaven i udbud, og se hvilken løsning der passer til jeres foreningen

Hvis I som ejerforeninge, grundejerforening eller haveforeninger overveje at vælge en administrator, så kan I med fordel sende opgaven i udbud. Det giver bestyrelsen mulighed for at afsøge markedet for både billige priser og gode, administrative løsninger.

Vi har en lave en guide til at sende administrationen i udbud, som I kan læse her.