Trin-for-trin guide: Generalforsamling i Ejerforeningen

Generalforsamlinger er hjørnestenen i enhver ejerforening. Det er her, beslutninger træffes, planer godkendes, og retningen for foreningen bestemmes. For at sikre en effektiv og produktiv generalforsamling er det vigtigt at være godt forberedt og struktureret. Denne artikel vil guide dig gennem processen med en skridt-for-skridt køreplan.

Trin 1: Forberedelse til generalforsamlingen

Vælg en passende dato, tidspunkt og placering for generalforsamlingen.

Send indkaldelsen til ejerne med det varsel, der er i jeres vedtægter. Typisk er det mindst tre ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde dato, tidspunkt, sted og dagsorden for generalforsamlingen. Det må gerne ske pr. mail. Sørg for at have relevante dokumenter klar, såsom årsregnskab, budget, referat fra sidste generalforsamling. Det er også vigtigt at kende fordelingstallene pr. lejlighed, da det typisk er dem, der anvendes, når der skal stemmes om beslutninger.

Trin 2: Velkomst og registrering

Start generalforsamlingen ved at introducere dig selv og bestyrelsen. Byd alle fremmødte velkommen. I foreninger med under 30 fremmødte kan det være en stor fordel, at alle introducerer sig selv kort. Det gør det nemmere at få en god dialog senere. Bed ejerne om at registrere sig ved indgangen, så I har en liste over deltagerne og ved, hvem og hvilke fordelingstal der er til stede.

Trin 3: Valg af dirigent

Foretag valget af en dirigent, som vil styre generalforsamlingen. Det er vigtigt at have en person, der er respekteret, og som kan styre tiden og eventuelle intense diskussioner. Dirigenten skal være neutral og må ikke være i bestyrelsen. Typisk kan en administrator udfylde denne rolle, og ellers kan en af ejerne. Herefter overtager dirigenten generalforsamlingen.

Trin 4: Godkendelse af dagsorden

Dirigenten skal gennemgå indkaldelsen og sikre, at den er sket i overensstemmelse med vedtægterne. Herefter skal dirigenten gennemgå de udsendte materialer og dagsordenen samt en eventuel forretningsorden, hvis en sådan findes.

Trin 5: Årsberetning

Start med at præsentere bestyrelsen ved navn og deres roller. I stedet for at læse hele årsberetningen højt kan det være en god ide at give en kort redegørelse for bestyrelsens arbejde i det forgangne år. Herefter kan I spørge om, der er kommentarer eller spørgsmål til årsberetningen.

Trin 6: Årsregnskab og budget

Præsenter årsregnskabet for foreningen og forklar de væsentlige poster. Gennemgå det foreslåede budget for det kommende år og besvar eventuelle spørgsmål.

Trin 7: Forslag til beslutninger

Gennemgå og diskuter eventuelle forslag, der er opført på dagsordenen. Forslag til beslutninger skal være indsendt inden generalforsamlingen. Det er vigtigt, at alle ejere har haft mulighed for at se dagsordenen, inden de vælger, om de vil komme eller ej. Ejerne drøfter forslagene og stemmer om hvert forslag.

Trin 8: Valg af bestyrelsesmedlemmer

Hvis der er medlemmer af bestyrelsen, hvis mandatperiode udløber, skal der afholdes valg. Tag imod nomineringer og afhold afstemning blandt ejerne for at vælge nye bestyrelsesmedlemmer.

Trin 9: Eventuelt

Under dette punkt kan medlemmerne tage emner op til orientering eller drøftelse. Der kan dog ikke træffes beslutninger under 'eventuelt'.

Trin 10: Afslutning af generalforsamlingen

Opsummer de vigtigste beslutninger og resultater fra generalforsamlingen. Tak ejerne for deres deltagelse og aktive bidrag. Tak bestyrelsen og dirigenten. Aftal tid og sted for første møde i den nye bestyrelse, typisk kan man holde et kort møde lige efter generalforsamlingen er afsluttet.

Denne guide er en kort oversigt over, hvordan en generalforsamling typisk gennemføres i en ejerforening. Der kan være flere eller færre punkter, afhængig af hvor kompleks en forening der er tale om, og hvad aktivitetsniveauet er i foreningen.