Styrket fokus for VA: Bedre service, højere standarder og mindre bøvl

Efter en årrække i markedet og med erfaring fra administration af mere end 100 foreninger skærper vi i Vores Administration vores fokus. Målet er at blive den foretrukne samarbejdspartner for aktive, digitale bestyrelser.

Strategien er udarbejdet af de erfaringer, som er opsamlet siden corona-årene, og vil med en række indsatser styrke det, som vi er gode til, nemlig digital administration af ejerforeninger, grundejerforeninger, haveforeninger og andelsboligforeninger.

Et nyt fokus efter et udfordret forår

Vores Administrations direktør, Kasper Frandsen, fortæller at den nye strategi kommer efter et forår, der har udfordret leverancerne. “Det er ingen hemmelighed, at et uheldigt sammenfald af sygemeldinger og personaleudskiftning i foråret har skabt en leveringstid, der i perioder var meget længere end ønsket. Det er derfor kun naturligt for os at samle op, evaluere og blive klogere, så vi kan sikre en større robusthed fremadrettet” og fortsætter med at pointere, at “nu hvor vi er tilbage på fuld bemanding, er der tid til ikke bare at levere det aftalte, men også at overraske positivt på både kvalitet og service”.

Helt konkret peger Kasper på 3 punkter, hvor han og administrationsteamet har lært meget, og hvor de med den nye strategi ændrer praksis for at styrke administrationen: Det gælder sammensætningen af administrationspakken, standardiseringen af arbejdsprocesserne og vores faste aftalevilkår.

Nye services i administrationspakken

Vores faste administrationspakke har altid været sammensat efter målet om at levere 100% af de nødvendige administrationsydelser til de 80% procent af landets foreninger, der i hovedtræk er ens. Det er fortsat formålet med pakken.

Det har dog vist sig, at for at kunne leve op til målet, så skal der tilføjes en række ydelser. Derfor har vi udvidet pakken til at indeholde bl.a. administration af MitID, understøttelse af incasso-processer og administration af fælleslån.

I forbindelse med introduktionen af de ekstra services ændres der også i prisen for pakken. Dette vil være vores første prisændring siden lanceringen af Vores Administration, da vi med effektiviseringer har formået at fastholde vores priser i de foregående år, mens inflationen har udfordret foreningerne.

Mere faglighed og et større administrationsteam

For at kunne levere den ønskede service og forbedre vores leveringshastighed har vi også igangsat en udvidelse af vores administrationsteam. Både for at sikre en større faglighed og noget så lavpraktisk som flere timer.

Allerede nu har vi budt velkommen til nye administratorer, og inden året er omme, vil vi ligeledes besætte en nyoprettet stilling som regnskabschef. 

Regnskabschefens fornemmeste opgave vil være at sikre, at alt regnskabsmateriale bliver leveret i den rette kvalitet til den rette tid - også selvom porteføljen af foreninger i administration vokser.

Standardiseringen af vores arbejdsprocesser

Tidligere har vi ofte sagt, at vi kan levere administrationen, “lige som I gerne vil have det”. Dog har vi erfaret, at processerne i mange foreninger kan forbedres med den faglighed, som vores administratorer bringer til arbejdet.

Derfor er vores nye mantra, at vi kan levere administrationen “efter best practice og de standarder, der er i lovgivningen og på markedet”. Det betyder, at vi fremadrettet som en del af overdragelsen hjælper med at konvertere foreningens materialer og processer til vores standarder.

Eksempler på dette er implementeringen af vores standardkontoplan udviklet til foreninger, en fast regnskabspraksis på baggrund af årsregnskabslovens regnskabsklasse A og en række standardiserede skabeloner, der gør bestyrelsesarbejdet nemmere.

“I mange tilfælde har det vist sig at være et misforstået hensyn, der har resulteret i rapportering og materialer, der ganske vist er som foreningen plejer - men ikke med den højeste kvalitet. Som professionelle administratorer ved mine kollegaer, hvad de gode løsninger er, og fra i dag er det det eneste, som vi vil levere”, fortæller vores direktør Kasper Frandsen, der har en klar forventning om, at omstillingen til standardiserede løsninger vil sikre en markant højere kvalitet og leveringshastighed for både de nuværende og kommende foreninger.

Opdaterede aftalevilkår og farvel til oprettelsesgebyret

Mens grundprisen for vores administrationspakke bliver hævet i forbindelse med implementeringen af den opdaterede administrationspakke, vil en række aftalevilkår blive ændret til foreningernes fordel. Herudover vil vores tidligere oprettelsesgebyr blive fjernet.

“Med fjernelsen af oprettelsesgebyret gør vi det billigere for nye foreninger at vælge Vores Administration. Samtidig reducerer vi bindingsperioden fra 1 år til 5 måneder, så barriererne for at vælge Vores Administration til bliver endnu lavere“, siger Kasper Frandsen og pointerer, at “det er en naturlig del af vores indsats for at gøre administration mindre bøvlet, at gøre det nemt både at vælge Vores Administration til og fra”.

Betydningen for foreninger, der i dag er administreret ved Vores Administration

Ændringerne af vores services er noget, vi har implementeret løbende for de foreninger, der allerede er administreret ved Vores Administration. For langt de fleste vil den eneste ændring, der opleves, derfor være, at de får mere for pengene, og deres faste administrator vil få endnu bedre tid til at svare på henvendelser og understøtte bestyrelsen.

“Vi sætter utrolig stor pris på de foreninger, der har været med os fra starten og med deres feedback, ris og ros har bidraget til udviklingen af den nye strategi og det administrationshus, vi er i dag. Det er vores måde at sige tak på, når vi inkluderer lidt mere i deres administrationspakke”, slutter Vores Administrations direktør, Kasper Frandsen.

Ændringer vil blive implementeret løbende gennem 2024 og evalueres årligt for at sikre, at vi fortsat leverer en tilfredsstillende service, økonomistyring af høj kvalitet og nogle af Danmarks bedste priser på administration.