Onboarding: Sådan vil jeres opstart ved Vores Administration foregå

En vellykket onboarding er nøglen til et godt og produktivt samarbejde mellem Vores Administration og jeres forening. Formålet med denne artikel er at give jer, som bestyrelsesmedlemmer, en detaljeret forståelse af, hvordan onboarding-processen foregår hos Vores Administration.

Vi vil gennemgå de forskellige trin i processen, forklare jeres rolle og ansvar, og sikre, at I ved, hvad I kan forvente af os – og hvad vi forventer af jer. Med denne viden vil I være godt rustet til at starte samarbejdet på den bedst mulige måde.

Onboardingprocessen er delt i 4 steps:

1. Materialeanmodning
2. Opstart af administrationen
3. Velkomstmøde
4. Dialog og feedback

Vigtigheden af en god onboarding

En struktureret onboardingproces er afgørende for at sikre et stærkt og effektivt samarbejde mellem Vores Administration og jeres forening. Når alle parter har en klar forståelse af deres roller og de forventede arbejdsprocesser, kan vi arbejde mere målrettet og undgå potentielle misforståelser og forsinkelser.

Forventninger til samarbejdet: gensidig forståelse og klar kommunikation

For at vores samarbejde kan blive så effektivt som muligt, er det vigtigt med gensidig forståelse og klar kommunikation mellem bestyrelsen og Vores Administration. Her er nogle nøglepunkter for, hvad vi forventer af hinanden:

• Gensidig forståelse: Vi stræber efter at forstå jeres unikke behov og udfordringer, og vi forventer, at I som bestyrelsesmedlemmer tager jer tid til at sætte jer ind i vores arbejdsprocesser og retningslinjer.
• Klar kommunikation: Åben og løbende kommunikation er afgørende. Deling af vigtige informationer, svar på forespørgsler og regelmæssige opdateringer sikrer, at vi alle er på samme side.
• Proaktiv feedback: Vi opfordrer til, at I deler både positive oplevelser og eventuelle udfordringer, I møder undervejs. Dette hjælper os med at forbedre vores tjenester og tilpasse dem til jeres behov.

Ved at prioritere en god onboarding og sikre gensidig forståelse og klar kommunikation kan vi sammen skabe et fundament for et stærkt og succesfuldt samarbejde.

1: Materialeanmodning

Materialeanmodningen er det første trin i onboardingprocessen, der sikrer, at Vores Administration får de nødvendige oplysninger og dokumenter for at kunne administrere jeres forening.

Hvis vi ikke har modtaget disse dokumenter, kan vi desværre ikke påbegynde vores administrationsopgaver. Det er derfor essentielt, at alle materialer leveres til tiden for at undgå forsinkelser og sikre, at vi kan starte administrationen som planlagt.

Hvis I har en ekstern administrator

Har jeres forening allerede en ekstern administrator, vil vi tage ansvar for at kontakte dem og indhente de nødvendige dokumenter. Vi følger retningslinjerne fra brancheorganisationen Ejendom Danmark, hvilket betyder, at processen typisk både er nem og hurtig, da vi arbejder efter samme standarder.

Når vi tager kontakt til jeres nuværende administrator, forklarer vi, at vi overtager administrationen, og anmoder om alle nødvendige dokumenter. Vores tilgang er professionel og effektiv, hvilket hjælper med at sikre en gnidningsfri overgang.

Vi vil typisk anmode om økonomiske rapporter, medlemslister, tidligere årsregnskaber, vedtægter, mødereferater og andre relevante dokumenter. En komplet liste over de nødvendige materialer kan findes her.

Hvis I har en intern kasserer

Hvis jeres forening administreres internt, vil vi sende en detaljeret materialeliste direkte til bestyrelsen. Dette sikrer, at I ved præcis, hvilke dokumenter vi har brug for, så vi kan begynde vores arbejde uden unødvendige forsinkelser.

Materialelisten vil blive sendt via e-mail til den angivne kontaktperson i bestyrelsen. Denne liste indeholder alle nødvendige dokumenter og data, der kræves for at vi kan begynde administrationen af jeres forening.

Vi vil anmode om økonomiske rapporter, medlemslister, vedtægter, tidligere årsregnskaber og andre relevante dokumenter. En komplet liste over de nødvendige materialer kan findes her. Bestyrelsen spiller en central rolle i denne fase ved at sikre, at de nødvendige dokumenter bliver indsamlet og leveret rettidigt.

Samarbejde og levering

Det er kritisk, at alle nødvendige materialer leveres rettidigt, da vi ellers ikke kan påbegynde administrationen. Dette inkluderer også samarbejdet med banken for at færdigbehandle fuldmagten til foreningens konti. Ved at levere disse oplysninger hurtigt og effektivt kan vi sikre, at vi kan begynde at levere vores administration uden forsinkelser.

2: Opstart af administrationen

Når administrationsaftalen træder i kraft, markerer det begyndelsen på vores officielle samarbejde og administrationen af jeres forening. For at sikre en gnidningsfri overgang og effektiv opstart, har vi udviklet en række procedurer, som hjælper os med at komme godt i gang og sikre, at alle involverede parter er klar over deres roller og ansvar.

Hvad sker der i opstartsfasen?

I opstartsfasen begynder vi at implementere de administrative processer, som vi har aftalt i administrationsaftalen. Det betyder, at vi påbegynder håndteringen af de daglige administrative opgaver, så snart vi har modtaget alle nødvendige materialer fra jer. Vi vil tage hånd om økonomistyring, medlemskommunikation, og andre essentielle opgaver, som vi har påtaget os. Det er dog vigtigt at bemærke, at vi først kan udføre vores opgaver fuldt ud, når vi har modtaget alt nødvendigt materiale fra jer, og når fuldmagten til jeres konti er blevet godkendt af banken.

Velkomst fra jeres nye administrator

En del af opstartsprocessen inkluderer, at I modtager en officiel velkomst fra jeres nye administrator. Denne velkomst har til formål at introducere jer til den person, der fremover vil være jeres primære kontaktpunkt, og give jer de nødvendige informationer til at sikre et godt samarbejde.

Velkomstpakken, som I modtager, indeholder en række nyttige informationer og ressourcer, der vil hjælpe jer med at komme godt i gang. Pakken vil typisk indeholde:

• Kontaktinformationer: En oversigt over de vigtigste kontaktpersoner, så I altid ved, hvem I skal henvende jer til med spørgsmål eller bekymringer.
• Svar på ofte stillede spørgsmål: En liste med svar på almindelige spørgsmål, som nye bestyrelser ofte har, for at hjælpe jer med hurtigt at finde de informationer, I har brug for.
• Invitation til velkomstmødet: En formel invitation til et velkomstmøde, hvor vi mødes personligt, drøfter administrationshåndbogen, og sikrer, at alle er på samme side.

Forventninger til bestyrelsen

For at opstartsprocessen kan forløbe så smidigt som muligt, har vi nogle klare forventninger til bestyrelsen. En af de vigtigste forventninger er, at I leverer alle nødvendige materialer så hurtigt som muligt, hvis I ikke har en administrator der overleverer dem. Det er disse materialer, der gør det muligt for os at udføre vores opgaver effektivt fra dag ét.

Derudover er samarbejdet med banken omkring fuldmagten til jeres konti en afgørende del af opstartsprocessen. Banken skal godkende fuldmagten, og I skal skrive den under, før vi kan få adgang til jeres konti og begynde at administrere foreningens økonomi. Det er derfor vigtigt, at I sørger for at samarbejde med banken og færdiggør denne proces så hurtigt som muligt.

Når alt er på plads, og opstartsfasen er gennemført, vil I kunne nyde godt af en velfungerende administration, der tager sig af de daglige opgaver, så bestyrelsen kan fokusere på at udvikle og styrke jeres forening.

3: Velkomstmøde

Velkomstmødet er en essentiel del af onboardingprocessen, hvor vi sikrer, at alle involverede parter får en god start på samarbejdet. Dette møde er ikke kun en formalitet, men en vigtig mulighed for at lægge fundamentet for et effektivt og produktivt samarbejde.

Formålet med velkomstmødet

Formålet med velkomstmødet er at sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer er velinformerede om, hvordan vores administration fungerer, og hvilke forventninger vi har til hinanden. Mødet giver også mulighed for at drøfte eventuelle spørgsmål eller bekymringer, der måtte være opstået i de første dage af samarbejdet.

Introduktion og ansigt-til-ansigt møde

Et af de primære mål med velkomstmødet er at give jer mulighed for at møde jeres nye administrator ansigt til ansigt. Det personlige møde er vigtigt for at opbygge tillid og sikre en åben kommunikation fra starten. Det giver jer også mulighed for at få en mere direkte dialog om, hvordan vi bedst kan samarbejde og understøtte jeres forenings behov.

Gennemgang af administrationshåndbogen

En væsentlig del af mødet vil være en gennemgang af administrationshåndbogen. Håndbogen indeholder de grundlæggende retningslinjer og procedurer for, hvordan vi vil håndtere de daglige administrative opgaver. Vi vil gennemgå de vigtigste punkter i håndbogen, så I får en klar forståelse af, hvordan vi arbejder, og hvad I kan forvente af os i forhold til foreningens drift.

Hvad bestyrelsen skal forberede til mødet

For at få mest muligt ud af velkomstmødet er det vigtigt, at bestyrelsen forbereder sig på forhånd. Vi opfordrer jer til at gennemgå eventuelle spørgsmål, I måtte have til administrationshåndbogen eller til de første dage af samarbejdet. Tænk også over emner, der er særligt vigtige for jeres forening, og som I gerne vil drøfte med os. Dette kan være alt fra særlige forhold, der gælder jeres forening, til specifikke mål, I har for foreningens fremtid.

Eventuelle spørgsmål eller emner, der skal drøftes

Velkomstmødet er også en god lejlighed til at drøfte eventuelle spørgsmål eller emner, der er relevante for jeres forening. Det kan være spørgsmål om økonomistyring, kommunikation med medlemmerne, eller andre specifikke behov, I måtte have. Målet med velkomstmødet er at sikre, at vi alle er på samme side og har en fælles forståelse af, hvordan samarbejdet skal fungere.

4: Dialog og feedback

For at sikre et vellykket og langvarigt samarbejde er løbende dialog og feedback afgørende. Hos Vores Administration ser vi kommunikationen mellem os og jeres bestyrelse som en tovejsproces, hvor åbenhed og ærlighed er nøglen til at opbygge tillid og forståelse.

Løbende dialog

Vi værdsætter den løbende dialog med jeres bestyrelse og vil proaktivt række ud til jer for at forstå jeres forening bedre. Dette indebærer, at vi med jævne mellemrum kontakter jer for at drøfte status, gennemgå aktuelle behov og sikre, at vores administration matcher jeres forventninger. Vi ønsker at være på forkant med eventuelle ændringer i jeres forening og tilpasse vores ydelser, så de fortsat imødekommer jeres krav.

Forventning om åben kommunikation fra bestyrelsen

For at denne løbende dialog kan fungere optimalt, forventer vi en åben og ærlig kommunikation fra bestyrelsen. Vi opfordrer jer til at være direkte og klare i jeres kommunikation, så vi hurtigt kan tage hånd om eventuelle spørgsmål eller problemer, der måtte opstå. Ved at være åbne om jeres behov og bekymringer kan vi løse udfordringerne på en effektiv måde.

Feedback og løbende forbedringer

Feedback er en vigtig del af vores stræben efter løbende forbedringer. Vi opfordrer jer til at dele både positive oplevelser og eventuelle udfordringer, I støder på i samarbejdet med os. Positiv feedback hjælper os med at forstå, hvad der fungerer godt, så vi kan fortsætte med at levere på samme niveau. Samtidig giver konstruktiv kritik os mulighed for at identificere områder, hvor vi kan forbedre os.

Feedback fra jer som bestyrelse er en af de vigtigste kilder til vores løbende forbedringer. Jeres input hjælper os med at finjustere vores processer, opdatere vores procedurer og sikre, at vi leverer den højest mulige kvalitet i vores administration.

Den gode onboarding

Onboarding-processen er afgørende for at sikre, at samarbejdet mellem Vores Administration og jeres forening får den bedst mulige start. Gennem en struktureret tilgang til materialeanmodning, en velplanlagt opstart af administrationen, og et konstruktivt velkomstmøde, lægger vi fundamentet for et effektivt og produktivt samarbejde. Vi har også understreget vigtigheden af løbende dialog og feedback, som er nøglen til at opretholde et stærkt partnerskab.

Et godt samarbejde fra starten er afgørende for, at vi kan levere de tjenester, der bedst understøtter jeres forenings behov. Ved at sikre, at alle nødvendige materialer leveres til tiden, og ved at engagere sig aktivt i dialogen, kan vi sammen skabe en administration, der fungerer gnidningsfrit og opfylder jeres forventninger.

Vi forstår, at der kan opstå spørgsmål eller bekymringer undervejs, og vi opfordrer jer til at kontakte os, hvis der er noget, I er i tvivl om. Vores team er her for at støtte jer gennem hele processen og sikre, at jeres forening får den bedst mulige service. Sammen kan vi sikre en effektiv og succesfuld administration, der gavner både bestyrelsen og medlemmerne i jeres forening.