Hvilken digital opbevaringsløsning er bedst til foreningens dokumenter?

Det kan være svært som frivillig i en bestyrelse at regne ud, hvilke muligheder der er for at opbevare jeres data og dokumenter. Derudover er det også værd at tage højde for, om dokumenterne og data bliver opbevaret sikkert og efterlever persondataforordningen. Derfor har vi lavet en sammenligning, der gør det nemmere for dig og din forening at vælge jeres nye digitale opbevaringssystem. 

Google Drev

Google Drev er en cloud-tjeneste, hvor forbrugeren kan gemme og opbevare dokumenter og andet data - dvs. et digitalt dokument- og opbevaringssystem. Systemet er lavet til, at brugere kan dele, gemme og synkronisere filer på tværs af enheder. Brugerne kan vælge mellem en gratis og en købt version. Hvad der er vigtigt at vide, er at den gratis version ikke overholder GDPR-reglerne. I denne artikel tager vi udgangspunkt i den gratis version. Herunder kigger vi ind i, hvilke fordele og ulemper der er ved at bruge Google Drev.

Fordele ved Google Drev

Når du opretter en Google Drev konto, får du automatisk 15 GB gratis lagringsplads. Herudover får du også:

• Mulighed for organisering af filer. Organisering af filer gør det muligt, at skabe orden i alle foreningens dokumenter. Derved sikrer I også, at der ikke er nogle dokumenter der forsvinder.  
• Medium sikkerheds niveau. 
• Google Drev arbejder sammen med Microsoft. Når Google Drev samarbejder med Microsoft, betyder det helt konkret, at bestyrelsen kan downloade alt materiale og åbne det i Microsoft Word/Excel/PowerPoint.

Ulemper ved Google Drev

Ved at jeres data bliver gemt i skyen, vil der altid være fare for sikkerhedsbrud. Der er dog også andre faktorer, der spiller ind såsom:

• At brugerne skal benytte internet til at tilgå deres dokumenter. Det er selvfølgelig en ulempe, at bestyrelsen ikke kan tilgå dokumenterne uden internet. Dog er der i dag mange tjenester, som forbrugere ikke kan tilgå uden internet.
• Begrænsning på hvor mange filer du kan uploade på en dag. Dette kan være en ulempe, hvis bestyrelsen skal uploade mange dokumenter på en gang.
• Google analyserer de dokumenter foreningen har uploadet til drevet. Googles gratis version af opbevaring, overholder ikke GDPR-reglerne og de har derfor mulighed for at scanne og analysere jeres dokumenter. 
• En sidste ulempe er også, at der ikke kontrolleres, hvem der har adgang til dokumenterne. Dette betyder, at bestyrelsen skal ændre adgangen, hver gang en beboer flytter for ikke at dele data med folk, der ikke burde have adgang.

Dropbox

Dropbox er på samme måde som Google Drev, en måde at digitalisere dokumenter og dermed gemme og synkronisere dem mellem devices. Dropbox kan downloades til brugerens computer og kan nemt tilgås.

Fordele ved Dropbox

Nogle af de fordele der er ved Dropbox er at brugerne gratis kan downloade applikationen. Derudover er det også muligt at:

• Tilgå deres egen Dropbox på alle enheder. Tilgangen fra alle enheder gør det muligt at arbejde på farten, I er dermed ikke tvunget til at have computeren med.
• Tilgå direkte fra egen computer. Muligheden for at tilgå Dropbox via computeren giver også brugeren mulighed for at tilgå appen uden internet.
• Nem mulighed for at samarbejde med andre. Da Dropbox gør det muligt, at dele dokumenter med andre, bliver det også meget nemmere at arbejde sammen med andre.

Ulemper ved Dropbox

Ved at Dropbox er gratis, er der også få ulemper ved applikationen. For eksempel skal brugere tilkøbe mere lagringsplads, end det Dropbox tilbyder som standard.

• Kun 2 GB gratis lagringsplads. Som mange ved, kan man hurtigt fylde 2 GB lagringsplads med dokumenter. Derfor kan det hurtigt blive dyrt, hvis foreninger skal betale for at have mere lagringsplads. 
• I den gratis version, kan brugeren kun uploade filer der er mindre end 100 MB. Har I tilføjet billeder eller lign. i dokumentet, fylder den hurtigt meget mere end 100 MB.
• Applikationen fylder meget på computeren. Dette kan have betydning for nogen, derfor er det for deres vedkommende smart at kunne tilgå alle dokumenter og filer online.

Vores Forening

Vores Forening er, ligesom Google Drev og Dropbox, en måde at opbevare alle de data og dokumenter foreninger har. Vores Forening benytter et digitalt opbevaringssystem, der gør det nemmere og lettere tilgængeligt for foreninger at opbevare filer og dokumenter.

Fordele ved Vores Forening

Vores Forening har en gratis prøveperiode, hvor foreningerne kan prøve alle funktioner og elementer af, inden de beslutter sig for at købe det. Hvad kan Vores Forening tilbyde udover dette?

• Krypteret opbevaring af alle data og dokumenter. Vores Forening er pålagt alle kravene til overholdelsen af GDPR og sætter en stor ære i at følge dem 100%, da vi ved, hvor mange personfølsomme oplysninger foreninger har liggende.
• Support på alle spørgsmål og lignende. Det er vigtigt, at foreninger landet over kan få hjælp til eller, hvis der skulle opstå problemer med platformen.
• Deling af dokumenter og mapper med beboere. Med funktionen kan I selv vælge om I vil dele en mappe / et dokument med beboerne, eller om det kun vedrører bestyrelsen.
• Nem overlevering til nye bestyrelsesmedlemmer. Det skal være nemt for bestyrelsesmedlemmer at overtage fra hinanden, derfor gør Vores Forening bestyrelsesrollen nemmere at overtage.
• Op til 50 GB lagringsplads pr. forening. Med en lagringsplads på op til 50 GB løber foreningerne ikke tør foreløbigt.
• Deling af dokumenter mellem medlemmerne er styret af medlemssystemet, så I altid er sikker på, at de rette personer har adgang.

Ulemper ved Vores Forening

Ligesom de to andre digitale opbevaringssystemer, kan Vores Forening heller ikke opfylde alles ønsker. Vores Forening:

• Koster et årligt gebyr. Ligesom Dropbox skal brugere betale et gebyr for at bruge platformen. Dog betyder det også, at platformen hele tiden bliver udviklet på og, at I kan få gratis support.
• Kan ikke tilgås offline. Vores Forening kan ikke tilgås offline, da den ikke kan downloades som en applikation, og derfor ikke fylder på computeren.
• Brugeren kan ikke redigere i dokumentet på sammen tid som andre. Modsat Google Docs er det ikke muligt for brugeren, at tilgå et dokument og rette i det på samme tid som andre.