En god administration skal støtte bestyrelsens i dens opgaver, udfordringer og dilemmaer

Det er givende at være medlem af bestyrelsen i en ejerforening. Det kan dog også være en udfordrende og byrdefuld opgave. Modsatrettede interesser, komplicerede beslutninger eller samarbejde blandt medlemmerne kan gøre det krævende at løfte bestyrelsesopgaven.

Bestyrelsens dilemmaer og udfordringer

En bestyrelse i en ejerforening må forvente at skulle håndtere en række dilemmaer og udfordringer.

• Generelle beslutninger som bestyrelse: Bestyrelsen står over for beslutninger om forbedringer af fællesområder, ændringer i regler og vedtægter, kontraktindgåelse med leverandører og mere. De kan opleve dilemmaet mellem at træffe beslutninger, der tjener det fælles bedste, og at imødekomme forskellige interesser og synspunkter fra medlemmerne.
• Økonomi: Bestyrelsen skal håndtere budgettering og prioritering af udgifter, håndtering af fællesomkostninger og beslutninger om investeringer. Det er et dilemma når man skal afbalancere behovet for at opretholde et passende økonomisk grundlag for foreningen og samtidig sikre at fællesomkostningerne er på et rimeligt niveau.
• Vedligeholdelse: Bestyrelsen skal tage stilling til vedligeholdelses- og reparationsbehov, herunder planlægning og finansiering. Det kan betyde svære valg mellem hvad der er bydende nødvendigt eller hvad der ’nice to have’ – og det er generalforsamlingen eller bestyrelsen ikke nødvendigvis altid enige om. Samtidig er det ofte et ønske fra medlemmerne at holde fællesudgifterne nede og undgå ekstraordinære opkrævninger.
• Håndhævelselse af regler: Bestyrelsen har ansvaret for at håndhæve de regler der findes i ejerforeningen. Typisk er det generalforsamlingen som godkender husordenen og andre regler eller standarder, men det er bestyrelsens opgave at sikre de overholdes. Her kan der opstå svære situationer hvor enkelte medlemmer kan føle sig hævet over reglerne eller modarbejder fællesskabets beslutninger.
• Konflikthåndtering: Der kan opstå interne konflikter mellem bestyrelsesmedlemmer, mellem medlemmer I ejerforeningen eller mellem bestyrelsen og enkelte medlemmer. Bestyrelsen skal kunne håndtere disse konflikter og har opgaven med at finde løsninger, der fremmer harmoni og samarbejde inden for ejerforeningen. Det kan være krævende at skulle tage ansvar for hele fællesskabet, hvis enkelte er meget uenige.

En god administrator kan spille en væsentlig rolle i at støtte og vejlede bestyrelsen i håndteringen af disse dilemmaer. Det er vores opfattelse at ejerforeninger typisk nedprioriterer ressourcer til støtte af bestyrelsen og udvikling af bestyrelsesmedlemmernes kompetencer. Det er ved at forandre sig, men efter vores mening går det langsomt. Det er til gavn for alle medlemmer af en ejerforening hvis bestyrelsen har den nødvendige støtte og kompetence til at løfte sin opgave. Især når det er frivilligt.

Nogle af de måder hvorpå en administration kan hjælpe

• Rådgivning og ekspertise: Administrationen kan give faglig rådgivning og ekspertise til bestyrelsen inden for områder som økonomi, ejendomsadministration, lovregulering osv. Dette hjælper bestyrelsen med at træffe informerede beslutninger og sikre overholdelse af relevante regler og bestemmelser.
• Sparring og vejledning: Administrationen kan tilbyde sparring og diskussion af dilemmaer og vejlede i konflikthåndering med bestyrelsen eller medlemmer af ejerforeningen. Det kræver en solid viden om frivillige foreninger og et tæt og fortroligt samarbejde mellem administrationen og bestyrelsen.
• Operationel støtte: Administrationen kan tage sig af den daglige drift af ejendommen, herunder økonomisk administration, dokumenthåndtering, indkøb og leverandørstyring. Dette frigør bestyrelsens tid og ressourcer til at fokusere på strategiske og overordnede beslutninger.
• Kommunikation og samarbejde: Administrationen kan faciliterere effektiv kommunikation mellem bestyrelsen og medlemmerne. De kan også hjælpe med at håndtere klager, konflikter og facilitere samarbejde inden for ejerforeningen.
• Overensstemmelse og dokumentation: Administrationen sikrer, at ejerforeningen overholder gældende lovgivning og vedtægter. De administrerer og opretholder vigtige dokumenter og registreringer, såsom vedtægter, kontrakter, forsikringspolicer og korrespondancer.

Samlet set kan en god administration spille en stor rolle i at lette bestyrelsens arbejdsbyrde og hjælpe med at sikre en effektiv og velfungerende ejerforening. Ved at samarbejde kan administrationen og bestyrelsen arbejde sammen om at håndtere dilemmaer og træffe beslutninger, der bedst tjener ejerforeningens interesser og medlemmernes velbefindende.